Kostenabweichung von der Planung, was tun?
Es ist kein seltener Fall, dass sich die Kosten eines Unternehmens anders entwickeln als geplant. Dieses Praxisbeispiel verdeutlicht anschaulich, wie durch den Einsatz von externem Controlling detaillierte Ergebnisse über die Gründe der Kostenentwicklung gewonnen wurden, und wie diese zum Entschluss für eine (zunächst risikoreiche) Investition führten. Der heutige Erfolg des Unternehmens zeigt, wie sich eine Investition langfristig amortisierte - in diesem Fall bereits nach einem Jahr.
In einem Industrieunternehmen wurde im ersten Quartal des Jahres beim Soll-Ist-Vergleich festgestellt, dass die Personalkosten im Bereich "Forschung und Entwicklung" überproportional gestiegen waren. Nach meiner Analyse stellte sich heraus, dass der Laborleiter mehrfach neues Personal einstellen musste, um einer um ca. 20 % erhöhten Produktnachfrage nachkommen zu können. Um die tatsächliche Wertschöpfung in diesem Bereich zu ermitteln, implementierte ich ein Kennzahlensystem und es stellte sich heraus, dass trotz besserer Auftragslage die Wertschöpfung in diesem Bereich drastisch gesunken war.
Hinzu kam ein organisatorisches Problem: Durch die ständig wachsende Zahl an (neuen) Forschungsprojekten konnten viele Projekte nicht abgeschlossen werden, sondern mussten nun parallel bewerkstelligt werden. Dieses Problem war der Geschäftsführung bereits bekannt, jedoch nicht in Umfang und Tragweite.
- Zusätzliches Personal konnte nicht eingestellt werden, da für weitere Mitarbeiter kein Platz mehr vorhanden war. Es bestand lediglich die Möglichkeit, die Probleme über Prozess- vereinfachungen zu lösen.
- Durch die Anschaffung eines neuen Messgeräts wäre es z. B. möglich, drei Mitarbeiter zu entlasten und Engpässe bei der Projektabwicklung zu vermeiden.
- Doch die Anschaffungskosten waren nicht unerheblich und konnten nicht aus dem laufenden Geschäft geleistet werden.
- Hinzu kam, dass ein Mitarbeiter für die Bedienung des Messgeräts extra ausgebildet werden musste, sodass zusätzliche Kosten für Ausbildung und Personalfreistellung entstanden.
Die Geschäftsleitung entschied sich zur Investition, weil sie erkannt hatte, dass sie durch das Messgerät eine Marktlücke in ihrem Bereich schließen konnte. Da die Hausbanken aufgrund der angespannten Liquiditätslage des Unternehmens keinen weiteren Kredit zur Verfügung stellen wollten, wurde die Finanzierung des Messgeräts über Leasing gelöst. Zudem bekam das Unternehmen für die Anschaffung des Geräts einen Förderzuschuss in Höhe von 20 %.
Die Verkaufsabteilung analysierte den Bedarf an Messungen für den bereits vorhandenen Kundenstamm und bot diese gewinnbringend an. Nach einem Jahr hatte sich diese Anlage amortisiert.
Alle in Auftrag gegebenen Entwicklungsprojekte konnten schneller abgewickelt werden, wodurch die Kundenzufriedenheit und -bindung stieg. Auch für die Kunden führten diese zeitnahen Messungen zu erheblichen Kostenvorteilen.
Die Wertschöpfung von Forschung und Entwicklung wurde wesentlich gesteigert, wodurch die Personalkosten pro Entwicklung deutlich gesenkt werden konnten. Die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wuchs, da weniger Überstunden anfielen und die Projekte in einem angemessenen Zeitraum erledigt werden konnten.
Mittlerweile muss das Unternehmen die Messungen in zwei Arbeitsschichten durchführen, so hoch ist der Bedarf.